La Valea Ursului chiar au exagerat cu licitația pentru masa caldă. 170 de cerințe pentru un sandviș: grijă pentru copii sau licitație cu dedicație?

La Valea Ursului a apărut o documentație pentru contractarea serviciilor de catering din Programul național „Masă sănătoasă”, în valoare estimată de 1.580.040 de lei cu TVA, pentru maximum 560 de copii din cinci unități de învățământ. Până aici, nimic neobișnuit. Copiii trebuie să primească mâncare bună, preparată și transportată în siguranță, iar banii publici trebuie cheltuiți responsabil. Numai că, atunci când începi să citești ce trebuie să prezinte o firmă pentru a participa, ai impresia că la Valea Ursului se pregătește hrana unui echipaj de cosmonauți, nu masa unor elevi.

Documentația este atât de minuțioasă încât, în registrul acesta al perfecțiunii administrative, aproape că te aștepți ca următoarea cerință să fie poziționarea sediului prestatorului prin coordonate geografice. Nu de alta, dar să nu existe riscul să se prezinte vreo firmă care știe să facă mâncare, însă nu are deja pregătită enciclopedia birocratică cerută de autoritatea contractantă.

La paginile 78–80 există, efectiv, o listă cu 170 de cerințe pentru fișa tehnologică a unui sandviș. Nu este o exagerare jurnalistică și nici o adunare făcută de noi din toate capitolele documentației. Lista începe cu punctul 1 și se termină cu punctul 170, sub titlul referitor la realizarea unui sandviș.

Desigur că într-o asemenea fișă trebuie să existe ingrediente, gramaje, condiții de păstrare și informații despre preparare. Dar la Valea Ursului se merge mult mai departe. La punctul 44 se cere ordinea exactă a operațiunilor tehnologice, la punctul 45 descrierea fiecărei operațiuni, la punctul 46 echipamentul sau utilajul folosit la fiecare operațiune, iar la punctul 47 numărul de angajați necesari pentru fiecare operațiune. La punctul 52 trebuie trecut timpul de feliere și porționare, iar la punctul 55 timpul efectiv de asamblare a unui sandviș. Practic, sandvișul trebuie însoțit de cronica amănunțită a propriei nașteri.

Și încă nu am ajuns la partea cu adevărat spectaculoasă. Se cer costul recepției cantitative și calitative a materiilor prime, costul descărcării lor și costul depozitării pe zi, kilogram, palet sau unitate. Apoi, în aceeași fișă a sandvișului, intră amortizarea mobilierului și a dotărilor de lucru, amortizarea sistemelor informatice, chiria spațiilor administrative, costurile de contabilitate, salarizare și resurse umane, costurile IT, licențele software și comunicațiile. La punctul 165 se solicită chiar pragul de rentabilitate exprimat în număr de sandvișuri.

Așadar, nu este suficient să explici ce conține sandvișul, cum îl prepari, cum îl păstrezi și cum îl livrezi. Trebuie să-i faci și radiografia contabilă, până la partea care îi revine din mobilier, programe informatice și administrația firmei. La acest nivel, aproape că te întrebi dacă obiectul achiziției mai este mâncarea copiilor sau elaborarea unei teze de doctorat despre economia sandvișului.

Iar punctul 170 pune capac întregii construcții: se cer documentele justificative care susțin fiecare tarif, consum, timp și cost înscris în fișă. Nu doar declararea unor valori, ci și dovezile pentru fiecare dintre ele. Asta poate însemna o muncă birocratică aberantă de centralizare, calcul, repartizare și justificare, înainte ca firma să știe dacă va primi contractul.

Există, în documentație, și o explicație pentru verificarea costurilor: autoritatea vrea să evite subevaluarea unor cheltuieli pentru a crește artificial ponderea materiei prime, care influențează punctajul. Este un obiectiv legitim. Dar de aici până la obligația de a documenta fiecare timp și fiecare cost dintr-o listă cu 170 de poziții este o distanță pe care Primăria Valea Ursului ar trebui să o explice. Verificarea serioasă a unei oferte nu justifică, prin ea însăși, orice cantitate de hârtii.

Și, fiindcă fișa sandvișului nu era probabil suficientă, mai există și Formularul T1, un chestionar cu 70 de întrebări, însoțit de o coloană intitulată „Documente justificative obligatorii”. Unele solicitări sunt absolut firești: documente de înregistrare, autorizarea sanitar-veterinară, capacitatea de producție, trasabilitatea ingredientelor sau controlul temperaturilor. Nu acestea sunt problema și nimeni nu cere ca mâncarea copiilor să fie preparată fără reguli și fără verificări.

Problema apare când dosarul de participare începe să semene cu un audit complet al firmei. La întrebarea 25, pagina 72, se solicită planul de mentenanță și calibrare a echipamentelor de preparare, răcire, păstrare și măsurare a temperaturii, plus ultimele buletine sau certificate de verificare. La întrebarea 26 se cere procedura pentru sticlă și corpuri străine, împreună cu registrul incidentelor sau verificărilor. Sunt aspecte care au legătură cu siguranța alimentară, însă întrebarea este de ce trebuie adunate toate în această formă, încă de la ofertare, și cum a fost stabilit că întregul volum solicitat este proporțional cu achiziția.

Mai departe, la întrebarea 31, se solicită procedura de retragere a produselor și raportul ultimului test de trasabilitate. La întrebarea 56 ajungem la incendiu, scurgeri de gaze, pană de curent, cutremur și inundație, cu plan de urgență, instrucțiuni și procesul-verbal al ultimului exercițiu. La finalul chestionarului apar inclusiv programul de audit sau verificare internă, ultimul raport și planul de acțiuni rezultat. Sandvișul de la Valea Ursului trebuie să treacă, pe hârtie, prin aproape toată organizarea internă a prestatorului.

Partea cea mai îngrijorătoare nu este însă numai lungimea formularelor, ci sancțiunea atașată lor. La finalul chestionarului și la finalul listei cu 170 de cerințe se precizează că prezentarea incompletă sau lipsa documentelor duce la respingerea ofertei ca neconformă, fără posibilitatea de a cere clarificări la analiza ofertei financiare. Adică mai întâi construiești un dosar extrem de complicat, apoi anunți că lipsurile din el pot scoate firma din procedură fără clarificări.

Aici începe întrebarea despre concurență. O firmă poate avea bucătărie autorizată, personal calificat, produse bune și capacitate de livrare, dar să nu aibă pregătit exact acest inventar de proceduri, rapoarte și justificări. O alta, care dispune deja de întregul pachet documentar cerut, pornește cu un avantaj practic evident. Un asemenea avantaj nu dovedește o înțelegere, dar explică de ce documentația ridică suspiciuni: selecția riscă să se mute de la calitatea hranei și capacitatea de prestare la abilitatea de a trece fără nicio omisiune printr-un labirint de hârtii.

Nu avem, din aceste documente, dovada că licitația a fost aranjată pentru o anumită firmă și nu vom prezenta o suspiciune drept fapt demonstrat. Avem însă suficiente exemple concrete pentru a spune că, în opinia noastră, la Valea Ursului s-a construit o capodoperă a excesului de zel birocratic, cu cerințe a căror necesitate și proporționalitate trebuie explicate public. Grija pentru copii nu poate fi invocată ca răspuns universal la orice întrebare despre o condiție de participare.

Primăria ar trebui să spună cine a conceput aceste anexe, cine a considerat necesare cele 170 de poziții pentru fișa unui sandviș și cum a verificat că obligațiile documentare nu descurajează firme capabile să execute contractul. Ar trebui să explice și de ce un pachet atât de amplu este însoțit de avertismente generale de respingere fără clarificări. Până atunci, întrebarea rămâne: se caută cea mai bună ofertă pentru masa copiilor sau s-a construit un traseu birocratic pe care să-l poată parcurge fără greșeală doar „prestatorul care trebuie”?

Copiii au nevoie de hrană sigură și bună, iar comunitatea are nevoie de concurență reală pentru banii publici. Niciuna dintre aceste nevoi nu se măsoară în grosimea dosarului unui sandviș.